外貿(mào)跟單流程

外貿(mào)跟單流程

外貿(mào)跟單流程10多個(gè)步驟，所以外貿(mào)業(yè)務(wù)在外貿(mào)跟單過(guò)程中，要做到以下幾點(diǎn)，分別是“認(rèn)真”和“多走一步”、在服務(wù)上“多走一步”、細(xì)節(jié)決定成敗，下面例舉一下詳細(xì)的外貿(mào)跟單流程。

1.明確“認(rèn)真”的必要性。今天的工作是明天的結(jié)果，前幾個(gè)月的工作會(huì)帶來(lái)現(xiàn)在的訂單。公司收到的每一封客戶(hù)詢(xún)價(jià)都是公司大量廣告宣傳投資的結(jié)果，不認(rèn)真跟進(jìn)客戶(hù)是對(duì)公司資源的浪費(fèi)。2.全面熟悉公司產(chǎn)品，報(bào)價(jià)，制樣，訂單審批，生產(chǎn)，質(zhì)檢，驗(yàn)貨，出貨流程。這是為客戶(hù)提供專(zhuān)業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)。3.每一天上班時(shí)明確當(dāng)天的工作，下班前回想今天工作情況。確保完成最重要和最緊急的工作。4.在所有日常與客戶(hù)溝通中使用正規(guī)商務(wù)信函格式及公司規(guī)定的簽名。也不允許出現(xiàn)一句話(huà)式的回復(fù)（完全無(wú)商務(wù)信函的格式）。5.在收到客戶(hù)信函時(shí)第一時(shí)間進(jìn)行回復(fù)。不能給予明確回復(fù)時(shí)，發(fā)快遞“信函收到”的確認(rèn)函并確認(rèn)可以為客戶(hù)提供明確回復(fù)的時(shí)間。即保證溝通的雙向性。6.最少次數(shù)提供讓客戶(hù)滿(mǎn)意的樣品(最多三次)。與客戶(hù)溝通盡量多的細(xì)節(jié)以保證制作的樣品一次性讓客戶(hù)滿(mǎn)意。這將會(huì)很大程度上增加接下訂單的可能性，加快訂單時(shí)間和減少公司樣品制作費(fèi)用。對(duì)產(chǎn)品的充分了解會(huì)幫助你提供讓客戶(hù)更滿(mǎn)意的服務(wù)。7.樣品完成后，業(yè)務(wù)人員手上必須保留一套與提供給客戶(hù)完全相同的樣品并完整和完好的保存。8.給客戶(hù)的承諾必須全力來(lái)實(shí)現(xiàn)。當(dāng)出現(xiàn)不確定因素時(shí)，向直屬上級(jí)征求建議后再確認(rèn)給客戶(hù)，以保證每一個(gè)承諾的實(shí)現(xiàn)。并與上級(jí)溝通處理結(jié)果的原因。9.了解訂單生產(chǎn)排程，定期對(duì)訂單產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行跟進(jìn)。10.公司只有“我們”，沒(méi)有他們?？蛻?hù)提出的所有問(wèn)題就是公司的公司，也是自己的問(wèn)題。我們要給客戶(hù)解決所遇到的問(wèn)題或者與客戶(hù)一起解決。不要把問(wèn)題化成埋怨，也不要讓它擱置在一邊。主動(dòng)去解決了，會(huì)發(fā)現(xiàn)并不是想象中那么難。而且實(shí)踐告訴我們最麻煩的客戶(hù)會(huì)是最忠誠(chéng)的客戶(hù)。11.必須了解基本的商務(wù)禮儀，在溝通、跟進(jìn)過(guò)程中做到尊重客戶(hù)。讓客戶(hù)隨時(shí)可以找到你，但沒(méi)有客戶(hù)的要求或非緊急情況下，不要打客戶(hù)手機(jī);客戶(hù)的快遞帳號(hào)的每一次使用都必須經(jīng)過(guò)客戶(hù)的允許；對(duì)產(chǎn)品/訂單等任何方面的更改都需要征求客戶(hù)的意見(jiàn)/同意及讓客戶(hù)了解情況等。在服務(wù)上“多走一步”——1.宣傳公司網(wǎng)站，充分利用公司網(wǎng)站。讓客戶(hù)通過(guò)網(wǎng)站來(lái)了解公司，會(huì)節(jié)省很多時(shí)間。2.做到十一個(gè)“主動(dòng)”，主動(dòng)介紹公司服務(wù)及產(chǎn)品，主動(dòng)（定期）與客戶(hù)保持聯(lián)系，主動(dòng)索取客戶(hù)快遞帳號(hào)，主動(dòng)提供快遞單號(hào)，主動(dòng)提供樣品產(chǎn)品圖片，主動(dòng)索取及確認(rèn)外箱嘜頭，主動(dòng)提供訂單生產(chǎn)進(jìn)度，主動(dòng)約定驗(yàn)貨時(shí)間，主動(dòng)提供驗(yàn)貨報(bào)告，主動(dòng)要求客戶(hù)提供訂單產(chǎn)品質(zhì)量反饋,主動(dòng)向客戶(hù)推薦公司新產(chǎn)品。“主動(dòng)”表現(xiàn)在行動(dòng)比客戶(hù)早。3.從每一個(gè)微小的細(xì)節(jié)為客戶(hù)提供最完善的服務(wù)，降低公司與客戶(hù)的貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)。在與每一個(gè)客戶(hù)溝通過(guò)程中，維護(hù)公司形象。將客戶(hù)的反饋建議集中反饋到市場(chǎng)部，作為公司將來(lái)規(guī)劃的借鑒。這將會(huì)為公司帶來(lái)整體利益，也更有利于客戶(hù)的開(kāi)發(fā)。4.完成自身職責(zé)范圍內(nèi)工作的前提下，幫助同事解決問(wèn)題或提出解決問(wèn)題的建議。任何客戶(hù)的電話(huà)必須熱情接聽(tīng)并做相應(yīng)記錄。組成互愛(ài)互助的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)。5.在公司這個(gè)大的團(tuán)體中，個(gè)人力量不可能改變公司的狀況，團(tuán)隊(duì)力量才是無(wú)限的。細(xì)節(jié)決定成敗——這個(gè)產(chǎn)品只有您的企業(yè)可以生產(chǎn)嗎？這個(gè)產(chǎn)品您提供給客戶(hù)的質(zhì)量和價(jià)格只有您企業(yè)可以做到嗎？肯定還有許多企業(yè)可以做到。但產(chǎn)品和服務(wù)上的細(xì)節(jié)每個(gè)企業(yè)是不同的，處理問(wèn)題的方式每個(gè)企業(yè)也是不同的。注重細(xì)節(jié)才能使企業(yè)更穩(wěn)定的發(fā)展。

外貿(mào)跟單精細(xì)流程詳解

一、接單：確認(rèn)價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、最遲交貨日期、產(chǎn)品用途、發(fā)貨港口、轉(zhuǎn)港口、目的港口、信用證路線(xiàn)及單據(jù)代理公司信息。二、審證：信用證與合同是否存在不符點(diǎn)，包括金額、貨描、裝箱信息、港口信息、客戶(hù)公司信息、開(kāi)證行信譽(yù)、所需單據(jù)、信用證有效期、有效地、分批裝運(yùn)，信用證號(hào)、開(kāi)證日期。三、確認(rèn)價(jià)格：訂單價(jià)格及下單的人民幣價(jià)格，分清FOB價(jià)格，出廠(chǎng)含稅價(jià)格。四、明確下單工廠(chǎng)（包括其規(guī)模、生產(chǎn)能力、設(shè)備、主要品種、跟單員、生產(chǎn)廠(chǎng)長(zhǎng)、總經(jīng)理）、大致出貨日期。五、下單與合同回傳：工廠(chǎng)合同制作（合同號(hào)碼（自制）、產(chǎn)品規(guī)格,級(jí)別,包裝（LOGO及嘜頭，字體大小、顏色、位置）,運(yùn)輸,價(jià)格,出貨日期,船期、截港日期、結(jié)算方式,質(zhì)量要求,質(zhì)量責(zé)任等描述）、出貨時(shí)間確定。六、制訂生產(chǎn)計(jì)劃給客戶(hù)（中英文）。如有變動(dòng)及時(shí)通知。七、生產(chǎn)進(jìn)度跟單：1.制訂生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃及日生產(chǎn)進(jìn)度質(zhì)檢報(bào)告、進(jìn)度落實(shí)了解、非正常情況匯報(bào)、包裝完善。八、訂艙、商檢協(xié)調(diào)、運(yùn)輸方式及運(yùn)輸協(xié)調(diào)(集裝箱協(xié)調(diào),出貨通知發(fā)放)、出廠(chǎng)含稅價(jià)訂單,通知工廠(chǎng)代買(mǎi)育林基金。九、發(fā)貨通知、貨代信息、集裝箱車(chē)牌號(hào)及司機(jī)聯(lián)系信息、箱封號(hào)，鉛封號(hào)、拖貨時(shí)間確定、集裝箱到廠(chǎng)時(shí)間、離廠(chǎng)時(shí)間、到港確認(rèn)。十、填寫(xiě)“SHIPPING DetaILS”及提單副本給客戶(hù)。

什么是外貿(mào)跟單

外貿(mào)跟單其實(shí)跟單很簡(jiǎn)單就是做為客戶(hù)和工廠(chǎng)之間的橋梁做好協(xié)調(diào)管理工作，把信息及時(shí)地在兩者之間進(jìn)行反饋。當(dāng)中，外貿(mào)跟單員是指在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中，在貿(mào)易合同簽訂后，依據(jù)合同和相關(guān)單證對(duì)貨物加工、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、報(bào)檢、報(bào)關(guān)、結(jié)匯等部分或全部環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤或操作，協(xié)助履行貿(mào)易合同的外貿(mào)業(yè)務(wù)人員。

外貿(mào)跟單員職責(zé)

⒈ 全面準(zhǔn)備并了解訂單資料（客戶(hù)制單、生產(chǎn)工藝、最終確認(rèn)樣、面/輔料樣卡、確認(rèn)意見(jiàn)或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），確認(rèn)所掌握的所有資料之間制作工藝細(xì)節(jié)是否統(tǒng)一、詳盡。對(duì)指示不明確的事項(xiàng)詳細(xì)反映給相關(guān)技術(shù)部和業(yè)務(wù)部，以便及時(shí)確認(rèn)。⒉ 務(wù)必保證該公司與外加工廠(chǎng)之間所有要求及資料詳細(xì)并明確、一致?。ㄗ詈靡形淖肿C明）⒊ 事先盡可能多地了解各加工廠(chǎng)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)狀況并對(duì)工廠(chǎng)的優(yōu)/劣勢(shì)進(jìn)行充分評(píng)估，做到知根知底。⒋ 跟單員言行、態(tài)度均代表該公司，因此與各業(yè)務(wù)單位處理相應(yīng)業(yè)務(wù)過(guò)程中，須把握基本原則、注意言行得體、態(tài)度不卑不亢。嚴(yán)禁以任何主觀或客觀理由對(duì)客戶(hù)（或客戶(hù)公司跟單員）有過(guò)激的言行。處理業(yè)務(wù)過(guò)程中不能隨意越權(quán)表態(tài)，有問(wèn)題及時(shí)請(qǐng)示公司決定。⒌ 預(yù)先充分估量工作中問(wèn)題的潛在發(fā)生性，相應(yīng)加強(qiáng)工作力度，完善細(xì)化前期工作，減少乃至杜絕其發(fā)生的可能性。不以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題為目的，預(yù)先充分防范、工作中重復(fù)發(fā)掘、及時(shí)處理問(wèn)題并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)以后的工作方式和細(xì)則進(jìn)一步完善方為根本之道。⒍ 訂單跟單員與訂單負(fù)責(zé)人（操作員）要保持密切的聯(lián)系，出于雙方的利益著想，多與對(duì)方溝通，將問(wèn)題降到最低限度。跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過(guò)程中，以客戶(hù)定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專(zhuān)業(yè)人員，是各企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。外貿(mào)跟單員的職責(zé)：跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過(guò)程中，以客戶(hù)定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專(zhuān)業(yè)人員，是各企 業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷(xiāo)、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報(bào)關(guān)等綜合知識(shí)。外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作內(nèi)容和職責(zé)：1、及時(shí)安排好打樣。要按客戶(hù)的要求，書(shū)面詳細(xì)列出打樣單。打樣單上應(yīng)嚴(yán)格明晰四大要素：貨號(hào)、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應(yīng)嚴(yán)格參照大 貨訂單格式，即貨號(hào)顏色數(shù)量應(yīng)列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應(yīng)由外貿(mào)部經(jīng)理簽字后，方能安排打樣，外貿(mào)部經(jīng)理不在時(shí)，由外貿(mào)部經(jīng)理指定的 人簽字。如涉及XX模、五金模具是否要開(kāi)，應(yīng)請(qǐng)示外貿(mào)部經(jīng)理。如打樣需新購(gòu)原料或輔料，應(yīng)書(shū)面通知采購(gòu)部購(gòu)買(mǎi)。如采購(gòu)過(guò)程中涉及最少起訂量的，應(yīng)馬上匯報(bào) 外貿(mào)部經(jīng)理，由外貿(mào)部經(jīng)理決定如何處理。樣品完成后，應(yīng)仔細(xì)審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶(hù)，樣品是否向客戶(hù)收費(fèi)、收多少、快遞費(fèi)是預(yù)付還是到付，需請(qǐng)示經(jīng)理，由經(jīng)理決定。總的原則是：如果是少量樣品，樣品免費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。如樣品數(shù)量較多，應(yīng)考慮樣品收費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。2、嚴(yán)格把握“核價(jià)單”，精確地報(bào)出美金銷(xiāo)售價(jià)格。一般情況下，核價(jià)單只要掌握兩種就可，一種是“一般貿(mào)易核價(jià)單”，一種是“進(jìn)料加工核價(jià) 單”。核價(jià)單原則上是由計(jì)劃部提供的。業(yè)務(wù)員在向計(jì)劃部索取核價(jià)單時(shí)，應(yīng)拿到Excel的電子格式，而不是紙張打印件。拿到計(jì)劃部提供的核價(jià)單后，業(yè)務(wù)員 應(yīng)逐字逐行進(jìn)行審核，檢查是否有任何可能的差錯(cuò)。特別要有能力看出明顯的錯(cuò)誤，如發(fā)現(xiàn)一個(gè)XX皮康紙的金額為5元，一個(gè)XX里布的用量為1米，應(yīng)立即通知 計(jì)劃部，要求計(jì)劃部立即改正錯(cuò)誤。當(dāng)遇到計(jì)劃部未能及時(shí)提供核價(jià)單，客戶(hù)又要馬上提供報(bào)價(jià)時(shí)，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即動(dòng)手，收集相應(yīng)的核價(jià)單數(shù)據(jù)，自己制作出準(zhǔn)確的核價(jià)單。業(yè)務(wù)員一定要看清楚核價(jià)單中利潤(rùn)和銷(xiāo)售利潤(rùn)率的計(jì)算方法的公式是否正確。利潤(rùn)=美金賣(mài)價(jià)X匯率X0.96成本銷(xiāo)售利潤(rùn)率=利潤(rùn)÷（美金賣(mài)價(jià)X匯率）X100%美金賣(mài)價(jià)確定后，原則上必須經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理審核后，方能對(duì)外報(bào)價(jià)。個(gè)別客戶(hù)提出傭金要求的，業(yè)務(wù)員必須把事情的來(lái)龍去脈向外貿(mào)部經(jīng)理匯報(bào)清楚，由經(jīng)理決定如何操作。3、積極主動(dòng)與客戶(hù)保持聯(lián)系，促使客戶(hù)及早下訂單。樣品寄給客戶(hù)之后，應(yīng)在快遞網(wǎng)頁(yè)上查閱客戶(hù)是否已經(jīng)收到樣品，確認(rèn)客戶(hù)樣品收到后，應(yīng)立即發(fā)信給客戶(hù)，非?？蜌獾卦?xún)問(wèn)客戶(hù)對(duì)樣品的評(píng)價(jià)，詢(xún)問(wèn)客戶(hù)是否有下訂單的可能。4、業(yè)務(wù)員應(yīng)始終牢固樹(shù)立“訂單就是命令”的企業(yè)理念。客戶(hù)下訂單后，業(yè)務(wù)員應(yīng)在第一時(shí)間整理出中文訂單，并立即下發(fā)到有關(guān)部門(mén)?？蛻?hù)下訂單 后，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即放下手頭其它并非萬(wàn)分要緊的事情，全身心投入到對(duì)客戶(hù)訂單的分析，圍繞“貨號(hào)原料顏色搭配做法”四個(gè)要素，與打樣時(shí)的最后確認(rèn)樣核 對(duì)（必要時(shí)要再次與打樣間溝通），如有客戶(hù)交待不清的，應(yīng)立即發(fā)電子郵件與客戶(hù)書(shū)面確認(rèn)?？蛻?hù)確認(rèn)后，立即打印出中文訂單并下發(fā)。從收到客戶(hù)原始訂單到中 文訂單下發(fā)，整個(gè)過(guò)程的時(shí)間，能半小時(shí)解決的，堅(jiān)決不能用1小時(shí)解決，能1小時(shí)解決的，堅(jiān)決不能用2小時(shí)解決，以此類(lèi)推。整個(gè)過(guò)程，最長(zhǎng)不能超過(guò)48個(gè)小 時(shí)。如果期間業(yè)務(wù)員正好輪到休息，則無(wú)條件調(diào)休。如客戶(hù)原始訂單有交待不清，業(yè)務(wù)員發(fā)電子郵件后，客戶(hù)在上班時(shí)間的4個(gè)小時(shí)內(nèi)沒(méi)有回復(fù)的，此時(shí)業(yè)務(wù)員應(yīng)立 即做兩件事：第一，打電話(huà)給客戶(hù)，催促客戶(hù)盡快書(shū)面回復(fù)；第二，口頭匯報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理，講明情況，如外貿(mào)部經(jīng)理提出新的建議的，立即按經(jīng)理的要求去做。中文訂單的發(fā)文放范圍應(yīng)在訂單的最上面顯示清楚。顯示發(fā)放范圍的標(biāo)準(zhǔn)格式是“發(fā)：沈阿瑟（1）、張三（6）、李四（3）、王五（6）、錢(qián)六（5）、趙七（1）、李八（1），共23份?！敝形挠唵沃袘?yīng)絕對(duì)杜絕模糊語(yǔ)言，如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關(guān)部門(mén)”等等。在中文訂單的右下角，業(yè)務(wù)員應(yīng)手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業(yè)務(wù)員已對(duì)訂單的內(nèi)容已經(jīng)徹底審核，已經(jīng)沒(méi)有任何絲毫的差錯(cuò)，也表明業(yè)務(wù)員已對(duì)此訂單已經(jīng)完全承擔(dān)全部的責(zé)任。當(dāng)然，訂單最終確認(rèn)的另一個(gè)重要的指標(biāo)是客戶(hù)30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發(fā)訂單，讓計(jì)劃部先計(jì)算用料，但要書(shū)面通知采購(gòu)部：“所有物料采購(gòu)等通知”。簡(jiǎn)要的說(shuō),外貿(mào)業(yè)務(wù)員主要負(fù)責(zé)聯(lián)系客戶(hù),簽訂合同。外貿(mào)跟單員主要負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行，主要包括（但不限于）備貨、租船訂艙、報(bào)驗(yàn)、報(bào)關(guān)、制單結(jié)匯、收匯核銷(xiāo)、退稅等。外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作挑戰(zhàn)性大，機(jī)遇也多，工作壓力大，前途遠(yuǎn)大，對(duì)從業(yè)水平要求比較高，待遇比較好；外貿(mào)跟單員工作要求認(rèn)真仔細(xì)，有責(zé)任感，專(zhuān)業(yè)水平好，但工作壓力相對(duì)較小，挑戰(zhàn)性也差，前途一般，待遇不會(huì)有大的發(fā)展，但是，外貿(mào)跟單員往往是業(yè)務(wù)員的基礎(chǔ)。
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